Reglamento de la Sociedad Puertorriqueña de Genealogía

Organización Sin Fines de Lucro

Se establece esta organización como una sin fines de lucro bajo las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

Propósitos

Sección 3.1 – Promover el estudio de la genealogía con miras a enriquecer la historia del pueblo puertorriqueño.

Sección 3.2 – Promover el conocimiento y la defensa de la cultura puertorriqueña.

 Sección 3.3 – Establecer los métodos de investigación que sirvan para el trazado de los árboles genealógicos.

 Sección 3.4 – Certificar las genealogías que cumplan con los requisitos establecidos por la SPG, de los socios que así lo deseen.

 Sección 3.5 – Fomentar la conservación, la preservación y restauración de los documentos civiles, eclesiásticos o privados de carácter genealógico.

 Sección 3.6 – Fomentar el aprecio de nuestros fondos históricos: estatales, municipales, religiosos y privados.

Sección 3.7 – Fomentar el desarrollo de programas educativos sobre el estudio de la ciencia de la genealogía, mediante seminarios, talleres, exposiciones, conferencias, congresos y medios de comunicación emergentes.

 Sección 3.8 – Publicar la revista oficial de la SPG, HEREDITAS: Revista de Genealogía Puertorriqueña, así como otras publicaciones sobre temas de genealogía, historia, u otros que la junta directiva y el comité de Publicaciones consideren importantes.

Sección 3.9 – Participar en otras actividades no establecidas específicamente en las secciones 3.1 hasta 3.8 y que sean consistentes con los propósitos establecidos en esas secciones.

De los Socios

Sección 4.1 – Podrá ser socio cualquier persona interesada en la genealogía, sin distinción de raza, sexo, nacionalidad, credo religioso, afiliación política o estado económico.

Sección4.2 – Será socio activo toda persona que haya pagado su cuota anual según estipulado en la Sección 5.2.

Los socios serán clasificados en tres categorías:

1. Socios residentes – aquellos que tienen su residencia oficial en Puerto Rico.
2. Socios no residentes – aquellos que tienen su residencia oficial fuera de Puerto Rico.
3. Socios honorarios – aquellos cuyas cualificaciones y métodos de selección están descritos en la sección 4.7.

Sección 4.3 – Será socio inactivo toda persona que no haya pagado la cuota anual según estipulada en la Sección 5.2. Todo socio que estuviera inactivo según lo estipulado en la Sección 5.4 podrá reingresar automáticamente, con sólo pagar su cuota anual.

Sección 4.4 – Todo socio que omita pagar su cuota con la SPG dentro de los 30 días, contados a partir de la fecha de renovación de membresía expedida por el Comité de Socios, perderá su condición de socio activo y el pleno goce de derechos. Sólo los socios podrán ejercer el privilegio de voto y desempeñar cargos en la junta de directores.

Sección 4.5 – Serán socios fundadores aquellas personas que estuvieron involucradas en el origen de la SPG y las que asistieron a la primera reunión celebrada el 29 de abril de 1989, en la Biblioteca José M. Lázaro de la Universidad de Puerto Rico.

Sección 4.6 – Todo socio podrá ser miembro de algún comité permanente o ad hoc. Su participación en el comité dependerá de la evaluación y aceptación de la junta directiva.

Sección 4.7 – Socios honorarios – Éstos serán nominados ante la asamblea por cualquier socio activo.

Sección 4.7.1 – Podrá ser nominado a esta distinción cualquier persona que se haya distinguido en el estudio de la genealogía, la historia, las artes, o que por atributos se entienda es acreedor de ella, y sea aceptado por la mayoría de los socios residentes.

Sección 4.7.2 – La persona o personas así distinguidas serán reconocidas de esa forma y tendrán todos los derechos de los socios, estando exentas del pago de la cuota anual.

Cuotas

Sección 5.1 – El período de cuota será a base del año calendario (enero a diciembre).

Sección 5.1.1 – Formas de pago aceptadas: efectivo, cheque, giro postal o cualquier medio electrónico que la SPG tenga disponible al momento.

Sección 5.2 – Todo socio tendrá los siguientes privilegios:

1. Dos ejemplares de la revista Hereditas correspondientes al año de su membresía.
2. Las ediciones de la Carta Circular correspondientes al año de su membresía.
3. Las invitaciones a las reuniones mensuales.
4. Acceso al portal de Internet de la SPG.

Sección 5.2.1 – Cualquier pago recibido que ponga la cuota al día entre el 1 de febrero y el 30 de septiembre, reactivará al socio con todos los privilegios. Sin embargo, no se garantiza el que reciba el ejemplar de Hereditas del primer semestre debido a la posible venta total de la edición previo a la reactivación de membresía. El miembro sí recibirá la edición del segundo semestre.

Sección 5.2.2 – Cualquier pago de cuota de membresía recibido después del 30 de septiembre se considerará efectivo para el año presente, por lo que los beneficios comenzarán el 1 de enero del año correspondiente. Por lo tanto, los socios que paguen después del 30 de septiembre no serán elegibles para puestos electivos ese año, debido a que no se considerarán como socios para ese año. Si el socio desea que su cuota sea acreditada para ese año lo podrá indicar así.

Sección 5.2.3 – No obstante, un socio cuya membresía haya quedado inactivada en algún período por las razones antes expuestas, y que por ello no cualifique para recibir sin costo alguno la edición de Hereditas, podrá adquirir copias por medio de compra de estar disponibles.

Sección 5.3 – La cuota anual podrá ser cambiada en cualquier asamblea anual, siempre y cuando dicha intención se informe en la convocatoria para dicha asamblea.

Sección 5.4 – Cuota ajustada – Aplicará en los casos en que dos o más personas de una misma unidad familiar residan bajo un mismo techo. Por esta cuota especial del segundo socio en adelante, podrán asistir a las reuniones con todos los privilegios y derechos de un socio activo. Recibirá(n), además, una tarjeta de identificación por cada miembro de la SPG, y solo un set de las revistas Hereditas por familia.

Sección 5.5 – Transcurridos los sesenta (60) días del año calendario, todo socio inactivo o cualquier persona que desee ingresar por primera vez a la SPG, deberá pagar la cuota anual para ser socio activo.

Sección 5.6 – El presidente del comité de socios recibirá la cuota anual de cada persona. Además, entregará los pagos recibidos y una relación de los mismos al Tesorero. Al estar virtual los pagos serán según Artículo V, 5.1.1

Asamblea Anual

Sección 6.1 – La junta de directores celebrará la asamblea anual durante el mes de octubre de cada año en el sitio, día, hora, y modo que determine. La fecha estará sujeta a cambios por situaciones extraordinarias.

Sección 6.2 – El propósito principal de la asamblea anual será la elección de la junta directiva que regirá los destinos de la SPG durante el año siguiente a su elección.

Sección 6.3 – El secretario de correspondencia de la SPG citará a tal reunión por escrito a través de correo electrónico. Si el socio no posee correo electrónico se le enviará la notificación por correo postal.

Sección .4 – La citación para la asamblea se hará dentro de un período de tiempo no menor de diez (10) días calendarios y no mayor de treinta (30) días calendarios, antes de la fecha establecida para la asamblea.

Sección 6.5 – La asamblea anual se regirá por el Manual de Procedimiento Parlamentario de Reece B. Bothwell, última edición.

Sección 6.6 – Para poder comenzar con los trabajos de la asamblea, se deberá establecer el quórum mínimo requerido que será el veinticinco por ciento (25%) de los socios, según establecido en la Sección 4.2 (a), del Artículo IV, de este reglamento.

Sección 6.7 – En caso de que en una primera convocatoria no se pueda lograr el quórum requerido, a los quince (15) minutos se establecerá quórum con los presentes. Dicho procedimiento será notificado a los socios previo a la asamblea.

Sección 6.8 – La junta de directores electa entrará en funciones en la primera reunión ordinaria del mes de enero siguiente.

Sección 6.9 – Todos los presidentes de comité y el tesorero, al concluir su período electivo, someterán un informe final al presidente. El presidente entregará los informes al presidente entrante.

Reuniones Ordinarias y Extraordinarias de la Junta de Directores y Socios

Sección 7.1 – Los trabajos de las reuniones ordinarias y extraordinarias se regirán por el Manual de Procedimientos Parlamentarios de Reece B. Bothwell, última edición.

Sección 7.2 – Se celebrará una reunión mensual ordinaria en el sitio, hora y modo que determine la junta de directores.

Sección 7.2.1 – La junta podrá organizar actividades extraordinarias durante el año, que podrán o no reemplazar las reuniones ordinarias de socios.

Sección 7.3 – El presidente podrá convocar reuniones extraordinarias para tratar asuntos de urgencia que requieran la consideración inmediata de los socios.

Sección 7.4 – Los trabajos de las reuniones ordinarias y extraordinarias requerirán el quórum mínimo determinado según establecido en el Artículo VI, Sección 6.6.

Sección 7.5 – Si fuera necesario realizar una votación durante una reunión extraordinaria, la misma se podrá llevar a cabo según el modo en que se lleva la reunión.

Sección 7.6 – Toda reunión ordinaria o extraordinaria se conducirá por la agenda preparada por la junta directiva. La asamblea podrá incluir cualquier otro asunto que considere de urgencia.

La Junta de Directores

Sección 8.1 – La junta de directores estará compuesta por la junta directiva y por los presidentes de los comités permanentes.

Sección 8.2 – La junta directiva estará compuesta por el presidente, el pasado presidente inmediato, el vicepresidente, el tesorero, el secretario de actas, el secretario de correspondencia, encargado de la propiedad y vocales.

Sección 8.3 – Los presidentes de los comités permanentes serán los del:

1. Comité de Socios
2. Comité de Aprobación de Genealogías
3. Comité de Actividades e Información
4. Comité de Publicaciones
5. Comité de Preservación y Conservación
6. Comité de Internet
7. Comité de Comunicación
8. Comité de Biblioteca

Sección 8.4 – Los miembros de la junta directiva serán socios y residentes en Puerto Rico y los miembros de los comités permanentes podrán ser no residentes.

Sección 8.5 – La junta de directores será electa en la asamblea anual a celebrarse según lo dispuesto por el Artículo VI de este reglamento.

Sección 8.6 – En la eventualidad de una vacante en la junta de directores, ésta será cubierta por un socio de la SPG designado por el presidente, con la aprobación de la junta directiva.

Sección 8.7 – Para determinar el quórum en las reuniones de la junta de directores, además del presidente o el vicepresidente, deberá haber por lo menos tres miembros de dicha junta.

De la Junta Directiva

Sección 9.1 – La administración de la SPG estará en manos de la junta directiva o ejecutiva la cual estará compuesta por los siguientes:

1. Presidente
2. Vicepresidente
3. Tesorero
4. Secretario de Actas
5. Secretario de Correspondencia
6. Encargado de la Propiedad
7. Vocales (3)
8. Pasado presidente

Sección 9.1.1 – Ningún miembro de la junta directiva podrá presidir un comité permanente.

Sección 9.2 – Para determinar el quórum en las reuniones de la junta directiva, deberá haber tres miembros de la junta directiva, disponiéndose que uno de ellos debe ser el presidente o el vicepresidente.

Sección 9.3 – Los deberes y responsabilidades de los miembros de la Junta Directiva:

A. Presidente:

1. Presidirá todas las reuniones ordinarias, extraordinarias, y la asamblea anual, que celebre la SPG, así como las que celebre la junta directiva y la junta de directores.
2. Revisará y autorizará los desembolsos que se remitan contra los fondos de la SPG, disponiéndose que todo desembolso deberá de recibir previa aprobación de la junta directiva.
3. Junto al tesorero el vicepresidente será cofirmante de los cheques que se emitan contra los fondos de la SPG.
4. Trabajará con los presidentes de comités permanentes en la preparación de sus presupuestos para que sean compatibles con los fondos disponibles y a tono con los deseos de los socios.
5. Rendirá un informe en cada reunión ordinaria, detallando sus gestiones y lo que se ha logrado desde la última reunión.
6. Presentará en la asamblea anual un informe escrito detallando la labor realizada durante su incumbencia, ofreciendo recomendaciones para futuras metas o actividades.
7. En su primera reunión del año someterá por escrito el presupuesto anual para la aprobación de la matrícula.
8. Será miembro ex oficio de todos los comités.
9. Representará a la SPG en actividades locales e internacionales y cualquier acción legal.

B. Vicepresidente:

1. Ayudará al presidente en sus deberes.
2. Asumirá temporalmente la presidencia cuando el presidente tenga que ausentarse, y en toda ocasión en que el mismo no esté presente.
3. Asumirá todos los deberes, obligaciones y autoridad, el cargo de presidente cuando éste renuncie a su puesto, o lo deje voluntaria o involuntariamente la SPG.
4. Junto al tesorero o el presidente será cofirmante de los cheques que se emitan con los fondos de la SPG.
5. Organizará seminarios, conferencias y exposiciones sobre temas genealógicos.
6. Coordinará con el presidente las agendas de las reuniones.

C. Tesorero:

1. Será el custodio de los fondos de la SPG, los cuales serán depositados en un banco comercial que determine la junta directiva.
2. Firmará junto al presidente o el vicepresidente los cheques que se expidan contra los fondos de la SPG.
3. Mantendrá al día un registro claro y preciso de los ingresos y egresos de los fondos ordinarios y especiales de la SPG.
4. Cobrará la cuota que determine la SPG, según forma de pago en el Artículo V.
5. Todo gasto extraordinario que no esté incluido en el presupuesto anual de la SPG deberá ser aprobado en una reunión de la matrícula, previa aprobación de la junta directiva.
6. Será el custodio de toda la documentación relacionada con la tesorería de la SPG, incluyendo aquellas recibidas de los anteriores tesoreros.
7. Someterá a la matrícula en sus reuniones mensuales, un informe del estado financiero de la SPG.
8. Presentará un informe escrito y detallado de los ingresos y egresos del año anterior durante el primer trimestre del año en curso.

D. Secretario de Actas:

1. Redactará el Acta de todas las reuniones de la junta y de socios de la SPG.
2. Guardará y preservará copia de las Actas aprobadas.
3. Podrá grabar las incidencias según ocurran en las reuniones, previo aviso a la concurrencia.
4. Libro de Firmas de miembros de la Junta y las Actas, y otros.
5. Llevará la asistencia a reuniones de los miembros de la junta de directores y asambleas.
6. Guardará y conservará los sellos oficiales de la SPG.

E. Secretario de Correspondencia:

1. Redactará y enviará las convocatorias de todas las reuniones y las comunicaciones oficiales de la SPG.
2. Organizará y mantendrá el archivo de correspondencia de la SPG.
3. Entregará al tesorero cualquier cheque recibido para la SPG.
4. Enviará todos los libros y revistas de la SPG.
5. Mantendrá al día el permiso del Servicio Postal de Estados Unidos (USPS).
6. Mantendrá al día los pagos del apartado de correos.

F. Encargado de la Propiedad:

1. Será responsable de mantener un inventario, numeración, ubicación de la propiedad y equipo de la SPG que incluya una descripción y estado.
2. Evaluará el equipo dañado y hará recomendaciones para su disposición, en cuyo caso serán aprobadas por dos miembros de la junta.

G. Vocales (3):

1. Participarán en las reuniones de la matrícula y de la junta directiva.
2. Llevarán a cabo aquellas gestiones que le encomiende el presidente.

H. Pasado presidente:

1. Asesorará a la junta de directores entrante, y ejecutará otras funciones que le fueren delegadas por los miembros de la junta, con el propósito de proveer continuidad en los planes y proyectos de un año a otro.
2. Tendrá voz, pero no voto, en las reuniones de la junta directores.
3. En caso de que un presidente sea reelecto a ese cargo, el pasado presidente seguiría siendo el presidente anterior, al actual incumbente.
4. En caso de que el pasado presidente sea electo a otro puesto en la junta de directores, el puesto del pasado presidente quedará vacante.
5. De no estar disponible el pasado presidente para llenar esta posición, la misma quedará vacante.
6. En los casos expresados en los incisos 4 y 5, la junta podrá nombrar a un expresidente de la SPG como asesor, con voz, pero sin voto.

Sección 9.4 – Al momento del cambio de una junta directiva en funciones a la nueva junta directiva, deberá llevarse a cabo una reunión para una entrega oficial de cambio de mando a la junta directiva nueva. En ésta, si existen, se deberán entregar en cada comité proyectos, planes, y demás, que estén ya encaminados para así darles el debido seguimiento. De igual manera, mediará un inventario de entrega de materiales y propiedad.

Sección 9.5 – Los miembros electos de la junta directiva deberán haber pagado su cuota no más tarde del 31 de enero del corriente, para poder entrar a ejercer, o continuar sus funciones, de lo contrario, no podrán ejercerlas.

Sección 9.6 – Los miembros electos de la junta directiva se regirán por normas de confidencialidad.

Sección 9.7 – El miembro de la junta directiva que se ausente de las reuniones de la junta en tres (3) ocasiones (sin ser necesariamente consecutivas) sin una justificación, se le notificará en su segunda ausencia que para la tercera ausencia quedará inactivo de la junta directiva. La junta directiva tendrá la autoridad para sustituirlo por alguien que pueda ejercer las funciones de dicho comité, en caso de que la persona no haya presentado su renuncia. Esta decisión será inapelable.

De los Comités Permanentes

Sección 10.1 – Los comités permanentes son:

1. Comité de Socios
2. Comité de Aprobación de Genealogías
3. Comité de Actividades e Información
4. Comité de Publicaciones
5. Comité de Preservación y Conservación
6. Comité de Internet
7. Comité de Comunicación
8. Comité de Biblioteca

Sección 10.2 – Los propósitos de los comités permanentes son:

A. Comité de Socios:

1. Tendrá a su cargo la preparación y envío de material informativo a los nuevos socios.
2. Inscribirá y dará un número de socio, que será vitalicio, a cada persona que ingrese por primera vez a la SPG.
3. Expedirá la tarjeta de identificación a cada socio activo y entregará el sello para el año correspondiente.
4. Será custodio del archivo de los socios activos e inactivos.
5. Solicitudes
6. Certificaciones (aniversario, genealogía, talleres, conferencias, etc.)
7. Foto del socio
8. Pagos
9. Árbol genealógico de cinco generaciones
10. Mensualmente hará y presentará a la junta directiva:
11. La lista de los socios de «nuevo ingreso» con los nombres, direcciones, números de teléfonos, número de fax (si se informa), y dirección de correo electrónico.
12. Una relación de los socios, socios residentes y socios no residentes incluyendo los socios de nuevo ingreso.
13. Los cambios de direcciones, números de teléfonos, números de fax (si se informa) y dirección de correo electrónico.
14. Enviará semanalmente al tesorero, presidencia, vicepresidencia, comité de Internet y comité de comunicación un informe que incluya la lista de “socios nuevos o de renovaciones,” fecha y modo de pago con el correo electrónico para cada uno de esos socios.
15. Mantendrá una lista actualizada de los socios que estén al día en sus cuotas, y someterá ésta en el mes de primero de febrero a la junta directiva.

B. Comité de Aprobación de Genealogías:

1. Establecerá y publicará los requisitos necesarios para la aprobación de las genealogías de los socios que así lo deseen.
2. Se mantendrá al día de los desarrollos en el extranjero, concernientes a la genealogía.
3. Mantendrá relaciones con las instituciones insulares e internacionales que posean documentos para el estudio de las familias.
4. Mantendrá un archivo de todas las genealogías sometidas por los socios.
5. Organizar talleres para la aprobación de genealogías.
6. Enviará una copia del árbol genealógico de la genealogía aprobada al comité de socios, si la persona autoriza.

C. Comité de Actividades e Información:

1. Informará a la matrícula, durante las reuniones ordinarias y extraordinarias, así como la asamblea anual, de aquellos socios que nos visitan, invitados de los socios y visitantes, así como de cualquier otro asunto de interés relacionado con algún socio o asuntos como donaciones y publicaciones.
2. Dispondrá que los socios que nos visiten, e invitados, se identifiquen para que sean conocidos por otras personas en las reuniones de la SPG. Podrá utilizar diversos métodos para lograr este objetivo (i. e. etiquetas con los nombres de los socios o invitados, indicando si son socios o no, y de qué pueblo/país vienen).
3. Desarrollará y coordinará actividades que sean de beneficio para los socios, ya sea en las reuniones ordinarias, extraordinarias, en la asamblea anual, o en actividades a través de la Isla.
4. Podrá nombrar a un socio que le ayude en estas labores, siempre y cuando sea con el consenso de la junta de directores.

D. Comité de Publicaciones:

1. Será responsable de publicar una revista oficial semestral que sirva para divulgar la información adquirida en las investigaciones de los socios, autores invitados y otros temas relacionados con la genealogía e historia.
2. Tendrá una junta editora seleccionada por el presidente del comité, responsable de la edición y corrección de toda publicación generada por la SPG.
3. Será responsable de publicaciones que sirvan para divulgar la información adquirida en las investigaciones de los socios y otros temas relacionados con la genealogía e historia.

E. Comité de Preservación y Conservación:

1. Promoverá la preservación, conservación, restauración y rescate de los documentos civiles, eclesiásticos y privados de carácter genealógico e histórico.
2. Identificará aquellos agentes o factores (internos y externos) que ocasionan daños a los documentos (incluidos los recursos de nuestra biblioteca) y someterá recomendaciones para corregir o detener lo más posible el deterioro de los mismos.
3. Hará recomendaciones en cuanto al uso y compra de materiales y equipos apropiados para la preservación de los documentos.
4. Coordinará los proyectos de digitalización según sean aprobados por la junta de directores.

F. Comité de Internet:

1. Se encargará de mantener actualizado el sitio web de la SPG. Someter a la aprobación de la junta directiva los cambios en el sitio web cuando se realicen cambios sustantivos o cuando no hayan sido aprobados previamente.
2. Mantener información, direcciones y recursos genealógicos a través del sitio web que fueron aprobados por el presidente o la junta directiva.
3. Se encargará de subir los archivos donados al área de descargas luego de que hayan sido aprobados por el presidente de la SPG.
4. Estará encargado de la transmisión y grabación de vídeos de las reuniones y actividades de la SPG.

G. Comité de Comunicación:

1. Estará encargado del manejo de las redes sociales y otros medios de comunicación tradicionales.
2. Responsable de generar un boletín mensual (Carta Circular) y ponerlo a disposición de los socios para el año calendario.
3. Velará por la coordinación de comunicaciones de todo tipo a nuestros socios que permitan la presentación de los propósitos y existencia de nuestra organización.

H. Comité de Biblioteca

1. Será el custodio de todos los libros, revistas y micro filminas de la SPG.
2. Mantendrá un inventario actualizado de los libros y revistas de la SPG y de los donativos recibidos.
3. Coordinará y atenderá visitas y consultas a la colección de libros y revistas de la SPG.
4. Mantendrá un libro de visitas y consultas.

Sección 10.3 – Los presidentes de los comités permanentes serán electos por la matrícula en su asamblea anual.

Sección 10.4 – Todo comité permanente podrá estar compuesto por hasta un máximo de cinco (5) socios.

Sección 10.5 – En la eventualidad de que un comité tenga menos de tres (3) miembros, la vacante será ocupada por un miembro de la SPG designado por el presidente.

Sección 10.6 – Cada uno de los presidentes presentará en la asamblea anual un informe escrito detallando los logros y recomendaciones de su comité.

Sección 10.7 – Cada comité permanente será responsable de preparar un presupuesto anual a ser aprobado por la junta directiva.

Sección 10.8 – La junta directiva podrá formar comités «ad hoc», según lo requieran las circunstancias, disponiéndose que la vida de éstos será hasta que se rinda su informe. Sus miembros serán designados por el presidente de la SPG.

Permiso de Investigador

Sección 11.1 – La junta de directores otorgará una carta que certifica a un socio bona fide, e investigador responsable, al socio que haya formado parte de esta organización a partir del primer año cumplido, de tener las cuotas al día, y de haber participado de las conferencias adiestramientos ofrecidos y delineados por esta organización, relacionados a métodos de investigación genealógica, uso de archivos, y métodos de protección y conservación de documentos.

Sección 11.2 – Una vez la junta de directores haya aprobado otorgar un permiso de investigador, el recipiente del mismo deberá cumplimentar y firmar un formulario desarrollado por la SPG, donde se compromete a seguir las normas éticas establecidas por esta organización, y donde asegura que ha cumplido con todos los requisitos establecidos para obtener este permiso. Además, indicará que se dedicará a llevar a cabo investigación con propósitos genealógicos e históricos únicamente.

Sección 11.3 – Cualquier socio activo de esta organización que solicitase una certificación o permiso especial de investigador, y que cumpliese con los requisitos mínimos según la sección 13.1 del Artículo XIII, tendrá que cumplimentar, y firmar, un documento donde exime a la SPG, a su junta de directores, y a sus socios de responsabilidades por cualquier tipo de daño en que el socio haya incurrido, en violación a su compromiso.

Sección 11.4 – La junta podrá revocar dicho permiso, certificación, tarjeta de socio, o cualquiera de los tres mencionados, si se recibiere alguna queja, por escrito, sobre la conducta de dicho socio en relación al mal uso de documentos que se encuentren bajo la custodia de esta organización o cualquier archivo o biblioteca pública o religiosa de la Isla de Puerto Rico.

Sección 11.5 – La junta de directores tendrá la obligación de expedir una carta explicativa de los motivos para la revocación del permiso de investigador, la cual deberá ser enviada al socio afectado a no más de 20 días a partir de la fecha de la decisión tomada por la junta de directores.

Sección 11.6 – El socio cuyo permiso como investigador haya sido revocado por la junta de directores, tendrá el derecho a pedir una revisión de su caso de revocación, tan pronto reciba notificación. La petición será por escrito.

Fondos Especiales

Sección 12.1 – La junta de directores podrá establecer, o crear, un fondo monetario especial para satisfacer necesidades específicas relacionadas a los objetivos de esta organización.

Sección 12.2 – El dinero que se obtenga para dicho(s) fondo(s), será(n) depositados en una cuenta bancaria, a tenor con el Artículo IX, Sección 9.3, C, Núm. 1, específicamente delineada para esos propósitos, y no podrá ser utilizado para ningún otro propósito, por más laudable que éste o éstos sean.

Sección 12.3 – La junta de directores asignará la administración de un fondo especial, o más de uno, a un comité permanente o a un comité ad hoc que haya sido desarrollado para esos propósitos exclusivamente.

Sección 12.4 – La junta de directores, mediante la Carta Circular, publicará mensualmente los nombres de aquellas personas, instituciones u organizaciones que hayan aportado algún bien monetario, mientras éstas no hayan indicado que desean el anonimato; y la cantidad de dinero recolectado. Previo consentimiento del donante.

Sección 12.5 – Cualquier cantidad de dinero, de cualquiera de los fondos especiales, podrá ser utilizada únicamente si se presenta un plan detallado ante una reunión ordinaria o extraordinaria, a tenor con el Artículo IX, Sección 9.3, C, Núm. 5, y dicho plan es aprobado por la mayoría simple de los socios y presentes según el Artículo VII, Secciones 7.1 y 7.4 de este reglamento.

Sección 12.6 – El plan propuesto por el comité permanente, o ad hoc, designado por la junta de directores para la administración del fondo especial, deberá ser publicado en la Carta Circular con treinta (30) días de anticipación a la discusión del mismo ante una reunión ordinaria, o extraordinaria.

Código de Ética

Sección 13.1 – La SPG contará con un código de ética que regirá la conducta de sus socios en todo lo relacionado al desempeño de sus derechos y deberes dentro del ámbito de la organización.

Sección 13.2 – Código de ética será publicado como parte de este reglamento y distribuido a todos los socios y nuevos, incluyendo la fecha de su adopción y vigencia.

Sección 13.3 – Todo socio activo quedará sujeto al cumplimiento del Código de Ética. Todo socio nuevo acatará el cumplimiento del Código de Ética al momento de firmar su solicitud de membresía. Dicha solicitud deberá incorporar una expresión a tales efectos.

Sección 13.4 – El Código de Ética estará sujeto a revisiones periódicas según se estime necesario por la junta directiva.

Enmiendas al Reglamento

Sección 14.1 – Este reglamento será revisado cuando determine la junta o cuando en asamblea se estime necesario. La junta directiva creará un comité ad hoc para la revisión del reglamento. Este comité deberá evaluar el reglamento vigente y presentará un informe durante el primer trimestre de dicho año a fin de recomendar si es necesario realizar enmiendas. Si el comité ad hoc recomienda enmendar el reglamento, el proceso se regirá por las disposiciones de este Artículo XIV.

Sección 14.2 – Cualquier socio activo de la SPG podrá sugerir enmiendas a este reglamento.

Sección 14.3 – El presidente presentará las enmiendas sometidas a la consideración de la junta de directores para su evaluación y sus recomendaciones. Las enmiendas sometidas junto a las recomendaciones de la junta de directores serán enviadas a la matrícula para su consideración en una reunión extraordinaria a celebrarse en o antes de cuarenta y cinco (45) días calendario después de haber recibido el presidente las enmiendas.

Sección 14.4 – Para que toda enmienda entre en vigor, deberá de tener la aprobación de dos terceras (2/3) partes de los socios y presentes en la asamblea según lo establecido en la Sección 4.2 del Artículo IV de este reglamento.

Los Sellos de la SPG

Sección 15.1 – La SPG podrá utilizar cualquiera de los sellos según indicado en las secciones 15.2 y 15.3.

Sección 15.2 – Sello blanco y negro –

El sello de SPG será redondo. Sobre su fondo –a rayas horizontales negras– figuran la silueta de un árbol estilizado, del mismo color, con grueso tronco; ramas y hojas bien definidas. Delante y al pie del tronco habrá un Cordero Pascual blanco que en su pata delantera derecha enarbola una bandera blanca atravesada por una cruz negra.

En el borde blanco aparecerán las siguientes inscripciones en color negro:

• En la parte superior: SOCIEDAD PUERTORRIQUEÑA DE GENEALOGÍA 1989
• En la parte inferior, separada por dos puntos: HONESTAS ET GRAVITAS (lema de la SPG)
• Ambas inscripciones figurarán en letras versalitas, de menor tamaño en el lema.

Sección 15.3 – Sello en colores – El sello de la SPG será redondo: sobre su fondo – a rayas horizontales color oro (amarillas)- figurará la silueta de un árbol estilizado con tronco y ramas color marrón, y con hojas bien definidas, color sinople (verde). Delante y al pie del tronco habrá un Cordero Pascual en plata (blanco) que en su pata derecha enarbola una bandera blanca atravesada por una cruz roja. El oro (amarillo) significa la luz que ilumina nuestro camino y nuestro conocimiento en pos de los antepasados; el sinople (verde) de las hojas significa la esperanza; el marrón significa la tierra y nuestras raíces familiares que se nutren de un mismo origen; y el cordero símbolo del nombre original de la isla, cuando la conquista española: San Juan. Gráficamente, el sello será el siguiente:

Derogación y Vigencia

Sección 16.1 – El presente reglamento deroga el primer reglamento que fue aprobado en la reunión del 28 de agosto de 2010 y cualquier enmienda subsiguiente, previo al presente reglamento. Este reglamento no podrá ser enmendado, dejado en suspenso o derogado total o parcialmente por iniciativa propia del presidente de la SPG, o por petición de cualquier oficial de la junta directiva, sin que cumpla con las disposiciones del Artículo XIV.

Sección 16.2 – Cualquier boletín, circular, instrucción, regla, reglamento, comunicación anterior a la aprobación de este reglamento que esté en conflicto con las disposiciones del mismo, queda derogado por la presente.

Sección 16.3 – Si cualquier cláusula, párrafo, artículo, inciso o parte de este reglamento fuese declarado nulo o sin valor por un organismo competente, tal decisión no afectará, menoscabará o invalidará el resto del reglamento; su efecto estará limitado a dicha cláusula, párrafo, artículo, inciso o parte que haya sido declarada nula.

Sección 16.4 – Este reglamento entra inmediatamente en vigor.